Home / Artikel / Strategi Organisasi Menggunakan Analisis Step, SWOT dan TOWS Dalam Upaya Meningkatkan Kualitas Layanan

Strategi Organisasi Menggunakan Analisis Step, SWOT dan TOWS Dalam Upaya Meningkatkan Kualitas Layanan

Oleh: Ashari
Kasubag Umum KPPN Padang Sidempuan

Pendahuluan

Instansi pemerintah dituntut untuk selalu menerapkan good coorporate governance dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Tuntutan masyarakat yang semakin tinggi dalam hal kualitas layanan mengharuskan organisasi harus mampu menata ulang proses bisnis, selalu melakukan inovasi, merubah paradigma dalam melayani customer, serta meningkatkan daya saing dalam berbagai bidang maupun teknologi. Selain itu, instansi pemerintah juga harus memperhatikan lingkungan organisasinya. Perubahan lingkungan, baik internal maupun eksternal harus selalu dipantau oleh organisasi.

Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) adalah instansi vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Sebagai sebuah organisasi pemerintah, KPPN mempunyai tugas melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan bendahara umum negara, penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Sesuai Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor KEP-193/BP/2020,  telah ditetapkan Rencana Strategis Direktorat Jenderal Perbendaharaan (Renstra DJPb) Tahun 2020-2024 yang berisi visi, misi, nilai-nilai, tujuan, sasaran strategis, arah kebijakan dan strategi, kerangka regulasi, kerangka kelembagaan, target kinerja, dan kerangka pendanaan, yang disusun dengan memerhatikan Rencana Strategis Kementerian Keuangan Tahun 2020-2024. Renstra DJPb Tahun 2020-2024 merupakan dokumen perencanaan jangka menengah di lingkungan DJPb yang berfungsi sebagai guidance dalam pengambilan kebijakan jangka menengah di lingkungan DJPb.

Sesuai Renstra DJPb Tahun 2020-2024, Visi DJPb adalah “Menjadi Pengelola Perbendaharaan Negara yang Unggul di Tingkat Dunia” (To be a world class state treasury manager), dirumuskan dalam rangka mendukung pencapaian visi Kementerian Keuangan lima tahun ke depan, yaitu “Mewujudkan Perekonomian Indonesia yang Produktif, Kompetitif, Inklusif, dan Berkeadilan”. Visi tersebut dicapai dengan menjalankan misi:

Mewujudkan pengelolaan kas negara  yang pruden, efisien, dan optimal;

Mendukung kinerja pelaksanaan APBN yang efisien, efektif, dan akuntabel;

Mewujudkan akuntansi dan pelaporan keuangan pemerintah yang akuntabel, transparan, andal  dan tepat waktu;

Mengembangkan kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang andal, professional, dan modern;

Visi dan misi dimaksud diterjemahkan ke dalam lima tujuan DJPb, di mana setiap tujuan memiliki rumusan sasaran strategis yang menggambarkan kondisi nyata yang akan dicapai oleh DJPb. Kelima tujuan dimaksud adalah:

Pengelolaan kas negara yang prudent dan optimal;

Pelaksanaan dan pertanggungjawaban pelaksanaan APBN yang andal dan akuntabel;

Tata kelola investasi pemerintah dan tata kelola keuangan Badan Layanan Umum yang inovatif dan modern;

Sistem perbendaharaan dan teknologi informasi yang andal, modern, dan sesuai best practices;

Pemberdayaan dan integrasi seluruh sumber daya organisasi secara modern dan optimal.

Dalam rangka pencapaian visi, misi dan tujuan DJPb harus disusun serangkaian arah kebijakan dan strategi dengan menjunjung nilai-nilai Kementerian Keuangan, didukung dengan kerangka regulasi dan kerangka kelembagaan.

KPPN Padang Sidempuan menyusun strategi organisasi berdasarkan analisa lingkungan eksternal dan internal. Dengan melihat faktor eksternal dan internal, organisasi dapat melihat dan mempertimbangkan kekurangan dan kelebihan yang dimiliki KPPN. Tools yang digunakan untuk melakukan analisa lingkungan eksternal berupa STEP/PEST (Political/Legal, Technological, Environmental/ Economic, Sociocultural) dan SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats). Faktor eksternal dan internal dari analisa SWOT tersebut kemudian dikombinasikan untuk merumuskan strategi organisasi dengan menggunakan pendekatan TOWS.

Analisis STEP

Organisasi harus mampu mengidentifikasi isu eksternal yang mempengaruhi kinerja organisasi atau bahkan keberlangsungan organisasi. Isu tersebut berasal dari faktor politik/hukum, teknologi, lingkungan atau ekonomi dan sosial budaya.

Faktor Politik/ Hukum

Setelah mengalami perekonomian yang menurun akibat badai Pandemi Covid 19, pada tahun 2022, perekonomian mulai membaik, yang ditandai dengan meningkatnya kekebalan tubuh terhadap serangan Covid 19. Kerja keras pemerintah dalam menghadapi Covid 19 menunjukkan hasil dengan kembali menggeliatnya perekonomian sehingga kondisi politik menjadi  stabil. Kementerian Keuangan memainkan peran yang sangat strategis untuk pemulihan krisis ekonomi dan kesehatan. Peran Kementerian Keuangan dalam penggunaan instrumen kebijakan fiskal menjadi kunci penting penanganan pandemi. KPPN memiliki peran yang sangat penting dalam penyaluran dana APBN yang cepat dan tepat sasaran.

Faktor Teknologi

Direktorat Jenderal Perbendaharaan merupakan pelopor penggunaan teknologi yang andal. KPPN selalu melakukan inovasi menggunakan teknologi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya. Dengan teknologi, pekerjaan yang sulit dan memerlukan waktu yang lama menjadi semakin mudah dan dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Peran teknologi semakin berkembang di tahun 2022 dengan dilaksanakannya SAKTI Full Modul. SAKTI merupakan integrasi dari berbagai aplikasi yang telah digunakan oleh Satuan Kerja, dengan single database. Selain SAKTI, inovasi lain yang dihadirkan adalah digipay dan Kartu Kredit Pemerintah. Dengan digipay, Satuan Kerja diberi kemudahan dalam berbelanja pemenuhan kebutuhannya melalui platform digital, semudah berbelanja melalui platform seperti Tokopedia, Shopee, Lazada dan lainnya. Selain itu, Satuan Kerja dapat dibekali dengan Kartu Kredit Pemerintah, dengan limit tertentu. Kartu Kredit Pemerintah dapat digunakan untuk melakukan pembayaran perjalanan dinas dan belanja barang.

Perkembangan teknologi tersebut diperlukan tata kelola sistem informasi yang canggih dengan keandalan security sehingga proses pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih sistematis, terkendali, efektif, dan efisien yang akhirnya juga berdampak pada pengurangan biaya operasional. Namun di sisi lain, penggunaan teknologi memerlukan biaya yang tinggi untuk pengembangan dan implementasinya dan sumber daya manusia yang kompeten dalam pengaplikasiannya.

Faktor Environmental/Economic

Perubahan lingkungan atau keadaan ekonomi dapat memberikan dampak bagi institusi. Dinamika perubahan yang begitu cepat harus diantisipasi. Salah satu yang mempengaruhi institusi adalah pertumbuhan ekonomi. Semakin baik pertumbuhan ekonomi, maka daya beli masyarakat semakin meningkat. Hal tersebut berdampak positif bagi institusi karena akan meningkatkan pendapatan negara.

Faktor Sosial Budaya

Faktor sosial budaya merupakan faktor yang berasal dari luar unit kerja dan tidak dapat dikendalikan namun mampu memengaruhi unit kerja. Salah satu unsur sosial budaya adalah demografi masyarakat. Pada saat ini, demografi masyarakat di Indonesia mayoritas terdiri dari masyarakat usia produktif, yaitu tipe masyarakat pekerja keras dengan naluri bersaing yang tinggi. Masyarakat dengan usia produktif inilah yang menjadi pengguna layanan dan mitra kerja KPPN Padang Sidempuan. Selain itu, tingkat pemahaman masyarakat yang semakin tinggi terhadap teknologi informasi membuat masyarakat butuh pelayanan yang cepat, layanan dalam satu genggaman, transparan dan modern.  Agar dapat memenuhi kepuasan para pengguna layanan KPPN dituntut untuk memberikan layanan yang terbaik bahkan melebihi ekspektasi mereka. Hal ini tentu menjadi tantangan tersendiri untuk terus meningkatkan standar layanan demi kepuasan pengguna layanan. KPPN Padang Sidempuan berupaya menjawab tantangan tersebut dengan layanan berbasis teknologi, meningkatkan komunikasi melalui media sosial serta komunikasi online.

Selanjutnya berdasarkan analisa pengaruh lingkungan eksternal dan internal, telah disusun Strategi Organisasi, sebagai berikut:

Pengaruh Eksternal (E)

Tuntutan peningkatan SDM KPPN Padang Sidempuan untuk meningkatkan layanan kepada mitra kerja berdampak pada meningkatnya kompetensi pegawai KPPN Padang Sidempuan.

Tuntutan kemudahan informasi dan teknologi dalam pelayanan kepada mitra kerja berdampak pada meningkatnya kepercayaan atas layanan yang tepat dan andal dengan dukungan Teknologi lnformasi.

Tuntutan mitra kerja atas peningkatan kualitas layanan berdampak pada semakin baiknya kualitas layanan, maka kepercayaan mitra kerja semakin terjaga.

Semakin meningkatnya tuntutan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan pemerintah berdampak pada akuntabilitas dan transparansi sebagai syarat birokrasi bersih melayani.

Meningkatnya kebutuhan pembiayaan untuk modernisasi layanan KPPN Padang Sidempuan yang menjadi beban keuangan negara, berdampak bertambahnya inovasi atas layanan, memerlukan penunjang dalam bentuk pembiayaan yang lebih besar

Automasi sistem layanan berbasis teknologi informasi yang rentan terhadap cyber crime, berdampak pada kebutuhan sistem teknologi yang andal untuk mencegah cyber crime.

Pandemi COVID 19 memunculkan perubahan regulasi khususnya pengelolaan keuangan negara, berdampak proses layanan terhadap Stakeholder mengalami perubahan dari layanan tatap muka menjadi layanan secara daring.

Pengaruh Internal (I)

Kelengkapan peraturan yang mendukung pelaksanaan tugas KPPN Padang Sidempuan, berdampak pada kepastian pelaksanaan tugas KPPN Padang Sidempuan dalam melayani mitra kerja diperlukan dasar hukum yang jelas dan lengkap.

Komitmen pimpinan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi KPPN Padang Sidempuan, berdampak pada meningkatnya sinergi dalam pelayanan kepada mitra kerja;

Tersedianya SDM yang mencukupi dalam segi kuantitas dan harus didukung kualitasnya, berdampak pada meningkatnya kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian layanan KPPN Padang Sidempuan;

Semakin banyaknya pelaksanaan tugas yang strategis dalam bidang perbendaharaan negara di daerah, berdampak meningkatnya pengelolaan perbendaharaan Negara di daerah yang handal, professional dan akuntable;

Tersedianya teknologi informasi dalam sistem aplikasi yang membantu proses layanan dengan mitra kerja, berdampak meningkatnya kualitas layanan kepada mitra kerja.

Pemenuhan sarana dan prasarana yang merata dan sesuai standar di KPPN Padang Sidempuan, berdampak memberikan pedoman untuk menyeragamkan mutu layanan di KPPN Padang Sidempuan.

Kepatuhan pegawai dan PPNPN pada penerapan protocol kesehatan COVID-19, berdampak meningkatnya kesadaran pegawai dan PPNPN atas protokol kesehatan terkait COVID-19 sehingga semakin menunjang kinerja layanan KPPN.

Analisis SWOT

Analisis SWOT dibutuhkan untuk mengetahui perhatian manajemen terhadap kondisi internal dan eksternal dari organisasi (Witarto, 2004). Analisis SWOT ini mengidentifikasi peluang dan ancaman eksternal serta kekuatan dan kelemahan internal. Analisis SWOT adalah suatu teknik untuk mengevaluasi kinerja, persaingan yang dihadapi, risiko serta peluang dari institusi. Analisis ini terdiri atas kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat). Analisis ini menjadi acuan bagaimana suatu organisasi memformulasikan strateginya agar lebih sukses dan menghindari kegagalan. Peluang dan ancaman eksternal merujuk pada peristiwa dan tren ekonomi, sosial, budaya, demografi, lingkungan, politik, hukum, pemerintahan, teknologi, dan persaingan yang dapat menguntungkan atau merugikan suatu organisasi.

Kekuatan dan kelemahan internal merupakan kegiatan yang berada dalam kendali organisasi yang bisa dilakukan dengan baik atau buruk. Mengenali dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan internal organisasi di bidang-bidang fungsional dari bisnis merupakan kegiatan manajemen strategis yang menonjolkan kekuatan internal dan berusaha menghapus kelemahan internal (David, 2004).

Analisis TOWS

Analisis TOWS adalah metode dalam perumusan strategi organisasi yang secara komprehensif dan sistematis menganalisa faktor eksternal dan internal untuk mengevaluasi posisi competitiveness saat ini dan peluang di masa depan. Analisis TOWS sangat berkaitan erat dengan SWOT, dengan pilihan kombinasi strength, weakness, opportunity, dan threat pada unit kerja. Adapun matrik TOWS adalah sebagai berikut:

Strength-Opportunity (SO), digunakan untuk menangkap dan memanfaatkan peluang yang ada dengan memaksimalkan kekuatan internal yang dimiliki;

Weakness-Opportunity (WO), digunakan untuk memperbaiki atau membenahi kelemahan yang dimiliki agar dapat memanfaatkan atau mengambil peluang yang ada;

Strength-Threat (ST), digunakan untuk mengurangi atau meminimalisir ancaman industri dengan memanfaatkan kekuatan internal yang dimiliki;

Weakness-Threat (WT), digunakan untuk memperbaiki kelemahan yang ada untuk meminimalisir ancaman untuk bertahan dalam persaingan.

Weakness/ Kelemahan

Kurang meratanya sebaran kompetensi pegawai yang kompetitif di semua seksi;

Pemenuhan sarana dan prasarana yang memenuhi standar kualitas minimum BMN lingkup Kemenkeu;

Pengelolaan organisasi yang kondusif harus lebih ditingkatkan;

Belum adanya standardisasi inovasi atas layanan terutama dengan pemanfaatan teknologi informasi.

Strength/Kekuatan

Pelayanan yang sesuai standar kualitas minimum layanan sehingga diperoleh kepuasan mitra kerja;

SDM yang kompetitif dan memenuhi syarat kuantitas dan kualitas beban kerja;

Telah adanya standardisasi sarana dan prasarana KPPN Padang Sidempuan yang modern;

Implementasi SMM yang konsisten;

Telah adanya integralisasi sistem layanan berbasis teknologi informasi;

Konsistensi implementasi SMM ISO pada semua unit kerja;

Budaya organisasi yang sehat dan terinternalisasi ke semua level pegawai.

Opportunity/ Peluang

Memanfaatkan program tawaran pendidikan dan pelatihan baik dalam negeri maupun luar negeri untuk SDM KPPN Padang Sidempuan;

Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk inovasi atas layanan kepada mitra kerja;

Meningkatkan kepercayaan atas layanan yang tepat dan andal dengan dunkungan teknologi informasi.

Strategi O-S 

Integrasi sistem SPAN dan SAKTI Full Modul akan meningkatkan kepercayaan masyarakat atas kecepatan, keandalan dan keamanan data layanan;

Peningkatan layanan melalui  Fresh Office dengan perubahan layout yang lebih modern dapat meningkatkan layanan kepada masyarakat;

Peningkatan kompetensi SDM dapat bermanfaat bagi pengembangan teknologi informasi untuk inovasi layanan;

Implementasi SMM ISO dalam pemberian layanan dan dukungan sarpras yang modern menunjang peningkatan layanan KPPN Padang Sidempuan.

Strategi O-W 

Peluang pemanfaatan program pendidikan dan pelatihan SDM melalui internalisasi maupun pengayaan e-learning, bimtek dsb akan menghasilkan SDM yang kompetensi dan kapasitasnya merata dan memenuhi kebutuhan organisasi;

Pelatihan service excellence dan internalisasi melalui briefing rutin dan kegiatan olahraga bersama dapat meningkatkan organisasi yang kondusif;

Melalui teknologi informasi dapat mendukung inovasi layanan yang terstandarisasi;

Usulan pengadaan sarpras yang memenuhi standar kualitas minimum memicu peningkatan kualitas pekerjaan.

Strategi T-W 

Penerapan join domain dan security awarnes yang tersosialisasikan dapat menghindari ancaman serangan malware;

Adanya standarisasi inovasi layanan berbasis TI akan meningkatkan kewaspadaan dan ketahanan data dan aplikasi terhadap ancaman cybercrime;

Peningkatan penggunaan TI dalam sistem kerja baru di tengah pandemi membutuhkan dukungan kompetensi dan kapasitas SDM yang merata.

Strategi T-S

Standarisasi fresh office, implementasi SMM ISO dan SDM yang unggul mampu menjaga kepercayaan public terhadap layanan KPPN Padang Sidempuan;

Sistem SAKTI yang terintegrasi dapat meningkatkan ekspektasi pengguna layanan KPPN Padang Sidempuan.

Threats/ Ancaman

Meningkatnya ancaman serangan/ gangguan dari eksternal (malware dsb) terhadap integrasi layanan berbasis sistem informasi;

Pegawai outlayer yang belum sepenuhnya menerapkan budaya organisasi yang bersih dan melayani;

Ekspektasi pengguna layanan yang semakin tinggi.

KESIMPULAN

KPPN Padang Sidempuan, sebagai organisai pemerintah, berupaya meningkatkan pelayanannya kepada masyarakat melalui standarisasi fresh office dengan layout yang lebih modern. Penataan ruangan dilakukan dengan revitalisasi Front Office dan mendukung sistem SAKTI. Kegiatan pemberdayaan UMKM dan expose produk UMKM lokal dan dukungan kredit UMKM melalui area UMKM. Penciptaan area sinergi kemenkeu untuk mengakomodir program sinergi Kemenkeu,  press release APBN dan analisis keuangan daerah, dan layanan bersama Kemenkeu. Area Stakeholders Lounge berupa layanan konsultasi CSO, pembinaan Satker di bidang pelaksanaan APBN, perencanaan kas, penyusunan laporan keuangan, pembinaan terkait Digital Treasury (Digipay, KKP, PPP), pembinaan sistem IT Perbendaharaan (SPAN-SAKTI), pembinaan pengelolaan DAK Fisik dan Dana Desa, serta BLU/D. Selain itu terdapat pula ruang self service yaiut ruang tunggu satker/ tamu dan area pelayanan mandiri serta Mini TLC.

Standarisasi fresh office yang telah dan akan terus dilakukan harus pula didukung oleh SDM yang professional. KPPN Padang Sidempuan berupaya meningkatkan kompetensi dan kapasitas pegawai lewat program-program pendidikan dan pelatihan baik internalisasi maupun eksternalisasi. Program ini sejalan dengan adanya Inisiatif Strategis Learning Organization sehingga KPPN dapat memonitor perkembangan peningkatan kompetensi SDM serta melakukan strategi-strategi pencapaian Inisiatif Strategis. Belum meratanya kompetensi dan kapasitas pegawai merupakan tantangan dalam menata dan mengelola SDM sehingga seluruh tugas dan target yang ditetapkan dapat tercapai secara maksimal. Misi yang diusung dalam pengelolaan SDM dilakukan dengan melaksanakan pengelolaan SDM yang berbasis kompetensi.

Dengan adanya perubahan sistem kerja yang mengarah kepada Work from Anywhere, kompetensi penguasaan teknologi informasi mutlak diperlukan. Para pegawai dituntut untuk dapat bekerja menggunakan teknologi dan mampu beradaptasi terhadap perubahan. Selain itu perlu dilakukan internalisasi dan eksternalisasi kepada stakeholders maupun seluruh pegawai KPPN Padang Sidempuan. Standarisasi internalisasi dan eksternalisasi ini diharapkan dapat meningkatkan citra dan layanan KPPN Padang Sidempuan menjadi lebih baik melebihi ekspektasi pelanggan.

Untuk mewujudkan harapan tersebut, arah kebijakan yang disusun oleh KPPN Padang Sidempuan adalah dengan menerapkan strategi sebagai berikut :

Penajaman standarisasi manajemen eksternal, penguatan kapasitas perbendaharaan dan penguatan manajemen internal dalam rangka meningkatkan image KPPN kepada masyarakat sekaligus meningkatkan kompetensi dan kapasitas stakeholders maupun pegawai.

Penajaman pelaksanaan edukasi kepada pegawai melalui program-program pembelajaran jarak jauh, elearning maupun bimbingan teknis.

Pelaksanaan sistem manajemen talenta.

Penerapan Knowledge Management System.

Pengelolaan sistem pemberian insentif/reward berbasis kinerja organisasi dan individu untuk meningkatkan motivasi pegawai.

Pemenuhan standarisasi sarana dan prasarana yang sesuai dengan standar minimal BMN.

Optimalisasi peran change agent.

Dengan semangat DJPB Handal, analisis strategi organisasi KPPN Padang Sidempuan ini diharapkan dapat menjadi pedoman bagi insan KPPN Padang Sidempuan untuk mewujudkan visi dan misi organisasi Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

Comments

Komentar Anda

Silahkan Anda Beri Komentar

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.